برنامه ریزی اهداف ، موجب بهره‌وری و عملکرد بالا در نتایج تولیدشده به‌جای ساعت‌ها کار ساده می‌شود. بسیاری از مدیران بدون داشتن یک فکر بر مبنای منطق برای برنامه‌های گیج‌کننده خود، از جلسه‌ای به جلسه دیگر و یا از بحرانی به بحران دیگر می‌روند. آن‌ها اهمیت مدیریت زمان را درک نمی‌کنند و زمان بسیار کمی برای فعالیت‌هایی که مهم‌ترین اهداف آن‌ها را پشتیبانی می‌کند صرف می‌کنند و اغلب عدم تطابق جدی بین اولویت‌ها و تخصیص زمان را گزارش می‌کنند. در مورد این‌که چرا در هر فعالیت درگیر می‌شوید و آنچه از نتایج آن انتظار دارید، فکر کنید. با استفاده از ۶ مرحله‌ای که ایران مدیر در زیر بیان می‌کند، برنامه ریزی اهداف خود را در سال جدید شروع کنید.
۱٫ همه چیز را بنویسید.
شامل تمام‌کارهای روزمره‌ای که باید به‌صورت روزانه یا هفتگی انجام دهید و یا پروژه‌های اختصاص داده‌شده به شما می‌باشد. اگر تمام زمانتان را برای برطرف کردن بحران‌ها و وظایف واگذارشده توسط دیگران صرف کنید تنها آب در هاون می‌کوبید. برای پیشرفت، باید در مورد آنچه خودتان می‌خواهید انجام دهید هم فکر کنید. این‌ها می‌توانند اهداف بلندمدت، مانند پیشبرد شغلتان باشند، یا اهداف کوتاه‌مدت مانند توسعه یک مهارت جدید. این اهداف را به لیست برنامه ریزی اهداف خود اضافه کنید. تا جای ممکن گسترده باشید؛ تمام وظایف و اهداف خود را ثبت کنید.
۲٫ با افق زمانی، برنامه ریزی اهداف خود را سازمان‌دهی کنید.
لیست برنامه ریزی اهداف خود را به سه گروه زمانی تقسیم کنید: • اهداف بلندمدت (Career aims): اهداف بلندمدت در طول حداقل پنج سال. • اهداف کوتاه‌مدت (Objectives): اهداف حرفه‌ای در طول بازه زمانی بین سه ماه تا دو سال. • اهداف عملیاتی (Targets): مراحل اقدام که باید کار شما را به‌صورت هفتگی یا روزانه هدایت کند – یا به‌عنوان‌مثال، به پایان رساندن بخشی از یک پروژه بزرگ‌تر. اطمینان حاصل کنید که هر هدف، یک یا دو هدف مرتبط داشته باشد. در صورت شکست هر هدف، سخت در مورد گام‌های عملی بعدی که می‌توانید برای پیشبرد این هدف بردارید فکر کنید و سپس آن را به لیست برنامه ریزی اهداف خود اضافه کنید.
۳٫ اهداف کوتاه‌مدت خود را رتبه‌بندی کنید.
در مورد آنچه می‌خواهید انجام دهید، آنچه در آن خوب هستید و مهارت دارید و چیزهایی که دنیا از شما انتظار دارد فکر کنید. این‌ها به‌صورت متمایزی متفاوت هستند – و حتی ممکن است تضادهایی بین آن‌ها وجود داشته باشد. تعیین کاری که می‌خواهید انجام دهید برای تصمیمات رتبه‌بندی‌تان حیاتی است. به‌عنوان‌مثال، اگر میل زیادی به اختراع محصول جدید شرکت خود داشته باشید، باید آن را در بالاترین رتبه اهدافتان قرار دهید. سپس، از خودتان بپرسید که «من چه‌کاری را بهتر از دیگران انجام می‌دهم؟ کدام اهداف به نقاط قوت من نزدیک‌تر هستند؟» اگر به دلیل شخصیت یا مهارت‌های خود یک مزیت نسبی در انجام کاری یافتید آن را در بالاترین رتبه قرار دهید. درنهایت، بپرسید دنیا از شما چه می‌خواهد؟ شما نمی‌توانید تنها با نگاه کردن به سمت عرضه، کاملاً تولیدی باشید. باید همچنین سمت تقاضا را نیز در نظر بگیرید – دنیا، شرکت شما، یا رئیس شما از شما چه چیزی می‌خواهند. دو یا سه مورد از مهم‌ترین اهداف شرکت خود را بنویسید و در مورد معیارهای مورداستفاده برای ارزیابی عملکرد آن‌ها فکر کنید. از خودتان بپرسید برای کمک به موفقیت چه تغییری می‌توانید ایجاد کنید: زمان بیشتری برای ملاقات با مشتریان؟ استخدام یک فرد حرفه‌ای با استعداد برای جایگزینی یک کارمند بازنشسته؟
۴٫ اهداف عملیاتی خود را رتبه‌بندی کنید.
اهداف شما یا مراحل اقدامتان به‌طورمعمول در یکی از دو دسته زیر قرار می‌گیرد: اهداف فعال‌کننده (enabling targets) که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کنند و اهداف اختصاص داده‌شده (assigned targets) که برای شما مشخص شده‌اند. در مرحله اول تصمیم بگیرید کدام اهداف به کدام دسته مربوط می‌شوند و سپس شروع به رتبه‌بندی آن‌ها کنید. برای مثال، به پایان رساندن کتابم یک هدف بسیار مهم بود، بنابراین نوشتن اولین پیش‌نویس یک هدف فعال‌کننده با بالاترین رتبه برای من بود. یک هدف فعال‌کننده همچنین می‌تواند به روش‌های زیرکانه‌تری بیشتر از یک هدف باشد. فرض کنید که به شما گفته‌شده است که یک پروژه بزرگ به شما اختصاص داده می‌شود که به توجه کامل شما نیاز دارد؛ بنابراین، شما بسیاری از وظایف کوچک خود را کنار می‌گذارید. تکمیل این اهداف فعال‌کننده با اولویت پایین‌تر با پاک‌سازی اطرافتان از هرگونه حواس‌پرتی، هدف جدید شما را پشتیبانی خواهد کرد. اهداف فعال‌کننده خود را بر اساس اهمیت اهداف و میزان تأثیر اهداف فعال‌کننده بر آن‌ها لیست و رتبه‌بندی کنید. اهداف اختصاص داده‌شده به‌صورت روزانه و هفتگی واگذار می‌شوند که اغلب نسبت به تصویر بزرگ‌تر شما بی‌ارتباط به نظر می‌رسند. آن‌ها بسیار متفاوت از اهدافی هستند که اهداف اصلی شما را پشتیبانی می‌کنند. اگرچه اهداف اختصاص داده‌شده فوری و منسجم هستند، این به این معنی نیست که آن‌قدر مهم هستند که برنامه شما را تغییر دهند. آن‌ها را با اولویت بسیار پایین در نظر بگیرید و تا جای ممکن زمان کمی برای آن‌ها صرف کنید.
۵٫ برآورد کنید که چطور می‌توانید زمان خود را صرف کنید.
هنگامی‌که اهداف و مقاصد خود را رتبه‌بندی کردید، تعیین کنید که برنامه‌تان چطور می‌تواند به‌صورت مؤثرتری با اهداف بر اولویت بالاترتان منطبق گردد. نگاهی به تقویم خود بی اندازید و به ۶ پرسش زیر پاسخ دهید: • چند ساعت از زمانتان را در محل کارتان صرف می‌کنید و در مقابل چند ساعت به دیگر فعالیت‌ها می‌پردازید؟ • سه فعالیت کاری اصلی‌تان که بیشترین زمان را صرف آن‌ها می‌کنید کدام هستند؟ • چند ساعت در هفته را صرف جلسات، فرم‌ها یا گزارش‌ها و پاسخ به ایمیل‌ها می‌کنید؟ • آیا برنامه هفتگی شما به مدت یک سال آینده یکسان خواهد بود؟ • سه فعالیت اصلی شما در طول سال آینده چه خواهد بود، آیا تغییر خواهند کرد؟ • در طول سال آینده موفقیت و شکست خود را چطور اندازه‌گیری می‌کنید؟ • تخصیص‌های زمان خود را با لیست رتبه‌بندی شده‌ی اهداف و مقاصدتان مقایسه کنید. چند درصد از زمانتان را صرف فعالیت‌هایی می‌کنید که به شما در رسیدن به بالاترین اهداف و مقاصدتان کمک می‌کنند؟ چه مقدار زمان صرف موارد پایین رتبه‌بندی‌تان می‌کنید؟
۶٫ به عدم تطابق‌ها بپردازید.
به‌احتمال‌زیاد متوجه خواهید شد که بیشتر از نیمی از زمان خود را برای بالاترین اولویت‌هایتان صرف نمی‌کنید. برخی از متخصصان در مورد اهداف و مقاصد خود با دقت فکر نمی‌کنند و بنابراین اغلب از اهداف مهم خود غفلت می‌کنند – تا این‌که تبدیل به یک بحران می‌شود و نیاز به تمام زمان و تلاش فرد خواهد داشت. شما برای سال جدید چگونه اهداف خود را برنامه ریزی می‌کنید؟ آیا اولویت‌بندی کردن اهدافتان برای شما اهمیت دارد؟ نظرات خود را با کاربران ایران مدیر به اشتراک بگذارید.
